Een slecht opgestelde uitvraag kost meer dan een uitvraag die niet doorgaat. Als elke leverancier de behoefte anders interpreteert, vergelijkt u offertes met verschillende inhoud: de een neemt het gereedschap mee, de ander factureert het apart; de een levert DAP, de ander EXW af fabriek. Het prijsverschil zegt dan niets.
Wij maken een uitvraagdossier dat de variabelen vastlegt: exacte scope, hoeveelheden en staffels, materiaal en normen, opgelegde incoterm, betalingsvoorwaarden, boetebedingen, geldigheidsduur en antwoordformat. Dat laatste is doorslaggevend: wij leggen een antwoordsjabloon op. Alle leveranciers vullen dezelfde velden in, waardoor de analyse lezen wordt in plaats van speurwerk.
Vervolgens beheren wij de volledige cyclus: verspreiding, gedocumenteerde vragen en antwoorden die naar iedereen teruggaan, rappels op de mijlpalen, ontvangst. Een industriële uitvraag vergt gemiddeld twee tot drie rappels om een bruikbare responsgraad te halen — ondankbaar werk waar uw teams geen tijd voor hebben.
Het eindproduct is een vergelijking op totale kosten, niet op eenheidsprijs. Transport, verpakking, afgeschreven gereedschap, geschatte non-kwaliteitskosten, kosten van levertijd en verdisconteerde betalingsvoorwaarden worden erin verwerkt. Dat is het enige cijfer waarmee een inkoopbeslissing standhoudt bij de financiële directie.
Wat u ontvangt
- Uitvraagdossier opgesteld, desgewenst geanonimiseerd
- Gelijktijdige uitvraag bij 5 tot 12 leveranciers
- Beheer van vragen/antwoorden en rappels
- Multicriteria-vergelijking: prijs, levertijd, TCO, risico
- Gunningsadvies en onderhandelingsargumentatie
